Здесь царит хаос… или страшный сон шеф-повара. Краткий гайд по инвентаризации оборудования

Есть проблемы, о которых не говорят, а есть те, о которых нужно кричать во весь голос! Формальная инвентаризация и небрежность приводят к накоплению проблем и выливаются в немалые чеки.

Необнаруженные трещины, изношенные уплотнители, забитые фильтры… Один раз — и оборудование стоит, как правительство США во время бюджетных кризисов. Один важный элемент выходит из строя — и вся система замирает.

Сломался компрессор? Где хранить заготовки? Мясо, рыба, молочка летят в мусор.

Перегорел ТЭН? Где готовить горячее? Кто из гостей будет ждать 2 часа блюдо? Как результат: задержки заказов и жалобы посетителей.

«Плавает» термостат? Кухня переходит на меню закусок.

Редуктор тестомеса издаёт «адские» звуки? Производительность падает втрое.

Закальцинированные фильтры посудомойки? Мытьё посуды вручную и риск антисанитарии…

Кто-то хочет с этим сталкиваться? Не думаем, а потому мы составили гайд по кухне, чтобы не допустить самых банальных ошибок и не тратить своё время, хватаясь за голову, когда всё пошло наперекосяк — кто предупреждён, тот вооружён.

К тому же, из-за отсутствия записей о сервисе, фото шильдов, фиксации состояния оборудования производители могут отказать в гарантийном ремонте. А полная замена дорогостоящих узлов увеличивает стоимость ремонта в 2-4 раза.

Регулярная инвентаризация — самая эффективная процедура, которая позволяет продлить срок эксплуатации оборудования, вовремя выявив износ и сохранив за собой право на гарантийный ремонт. При приёме оборудования на ремонт или обслуживание в гарантийный период производители требуют правильной эксплуатации, своевременного обращения, отсутствия постороннего вмешательства и механических повреждений.

Во время инвентаризации в ресторане фиксируются состояния и даты обслуживания — это позволит вам доказать, что оборудование использовалось по назначению и с соблюдением правил эксплуатации, указанных в инструкции к оборудованию.

Регулярная проверка позволит выявить изношенные уплотнители (на них не распространяется гарантия), загрязнённые фильтры, повреждённые кабели и провода, начальные признаки поломок.

Что мы рекомендуем проверять в первую очередь?

В тепловом оборудовании: равномерность нагрева, состояние ТЭНов и термостатов, работает ли конвекция и реверс двигателя (для пароконвектоматов и конвекционных печей с таким функционалом), целостность уплотнителей и стекла.

В холодильном оборудовании: фактическая температура в камере, плотность закрывания дверец, состояние компрессора и степень замерзания испарителя.

В электромеханическом оборудовании: целостность ножей, дисков, редукторов, наличие постороннего шума и вибрации, достаточный уровень смазки.

В посудомоечных машинах: осуществляется ли нагрев воды, исправно ли работают насосы и дозаторы моющих средств и ополаскивателей.

В целом: не повреждены ли вилки, кабели, розетки, исправны ли автоматы, нет ли где-то оголённых проводов.

Совет от сервисного центра: обязательно фотографируйте шильдик — это упростит поиск запчастей, позволит провести корректную консультацию со стороны техподдержки, позволит обратиться по гарантии в течение срока действия гарантийных обязательств — подробнее о гарантийных обязательствах на примере брендов Hurakan и Apach смотрите по ссылкам.

По нашему опыту, лучше всего создать простой файл или google-таблицу со следующими полями: название оборудования, модель, серийный номер, локация, техническое состояние, дата инвентаризации, фото, шильдик, примечания. Это тот минимум, который позволит создать и поддерживать актуальную базу оборудования на кухне.

Когда обращаться в сервис

Если вы видите, что температура оборудования нестабильна, присутствует сильный шум или лишняя вибрация, появился запах гари и следы перегрева, конденсат там, где его не должно быть, любые электрические неисправности.

Чем раньше вы обратитесь — тем лучше!

Регулярная инвентаризация не должна быть просто формальностью. Она позволит продлить ресурс оборудования, минимизировать будущие поломки, сохранить гарантию (если это гарантийный случай), снизить расходы на ремонт (если это не гарантийный случай), обеспечить стабильную работу кухни.

Инвентаризация поможет определить фактическое наличие оборудования, проверить техническое состояние и необходимость ремонта, сверить с бухгалтерским / складским учётом, обновить список оборудования, которое нужно докупить, проверить соответствие нормам санитарии и безопасности.

Для этого нужно подготовить: предварительный список оборудования, акты ввода в эксплуатацию, серийные номера, технические паспорта, схемы размещения, журналы ТО.

На объекте должен быть ответственный за проведение инвентаризации.

Базовый перечень, что взять с собой в «поход» на инвентаризацию: планшет, телефон, чтобы делать заметки и фото, маркеры, наклейки, инвентарные номера, рулетки, бланки инвентаризации (можно в google-таблице).

Необходимо обойти помещение по зонам: горячий, холодный, моечный, складской цеха, бар, зона подготовки, зона выдачи и т. д. В каждой зоне фиксируется всё оборудование.

Кроме данных, которые указывали выше (название оборудования, модель, серийный номер, локация, техническое состояние (рабочее, требует мелкого ремонта, требует капремонта, нерабочее), дата инвентаризации, фото, шильдик, примечания), можно также указать тип или категорию оборудования, статус (на месте, перемещено, отсутствует, списано, в ремонте) и признаки износа (отсутствующие решётки, подтекания, появление ржавчины, стёртые уплотнители и т. п.), наличие документации (паспорт, гарантия, инструкция).

Также необходимо проводить фотофиксацию (общее фото оборудования, фото шильда, чтобы был виден серийный номер, модель и год производства), фото повреждений (если есть).

Если вы не сделали этого раньше — сейчас время: оборудованию на вашей кухне нужно присвоить инвентарный номер (это может быть наклейка с номером, и этот номер продублирован в файле инвентаризации).

Всегда:

• Фотографируйте шильдик: если нет шильдика, невозможно идентифицировать модель и год выпуска.
• Тестируйте оборудование: инвентаризация должна показать, работает оборудование или нет, а не только посчитать его количество.
• Фиксируйте мелкие поломки, даже если вам кажется, что они не влияют на работу оборудования.
• Обновляйте карту размещения оборудования.

После инвентаризации сформируйте отчёт о расхождениях: недостача, перемещения, несоответствия. Проведите ведомость поломок с приоритетом ремонта, бюджетированием или целесообразностью списания. Сформируйте план обновления оборудования: что критически нужно заменить, что заменить в следующем году или что можно модернизировать.

Инвентаризация — не лишняя бюрократия по-итальянски, раз в год или «для галочки». Это действенный и реальный способ и план сохранения оборудования, который позволит избежать бешено дорогого ремонта и не допустить кухонного шатдауна.

Проверяйте оборудование регулярно, фиксируйте мелкие нюансы, делайте (ещё раз подчёркиваем) фото шильдиков, обновляйте базу вовремя — и ваша кухня будет работать стабильно и предсказуемо.

Если вы заметили какие-то подозрительные изменения — обращайтесь сразу в сервисный центр, не дожидаясь, пока мелкая неисправность превратится в глобальную проблему. Больше о нашем сервисе и куда обращаться — на странице https://np.com.ua/ru/services/