Тут панує хаос… або страшний сон шеф-кухаря. Короткий гайд по інвентаризації обладнання

Є проблеми, про які не говорять, а є ті, про які треба кричати в увесь голос! Формальна інвентаризація та недбалість призводять до накопичення проблем і виливаються у чималі чеки.

Невиявлені тріщини, зношені ущільнювачі, забиті фільтри… Раз – і обладнання стоїть, як уряд США під час бюджетних криз. Один важливий елемент виходить з ладу – і вся система завмирає.

Зламався компресор? Де зберігати заготовки? М’ясо, риба, молочка летять у смітник.

Перегорів ТЕН? Де готувати гаряче? Хто з гостей чекатиме по 2 години на страву? Як наслідок: затримки замовлень і скарги відвідувачів.

«Плаває» термостат? Кухня переходить на меню закусок.

Редуктор тістоміса видає «пекельні» звуки? Падає продуктивність втричі.

Закальциновані фільтри посудомийки? Миття посуду вручну і ризик антисанітарії…

Хтось хоче з цим стикатися? Не думаємо, а тому ми склали гайд по кухні, щоб не допустити найбанальніших помилок і не витрачати свій час, хапаючись за голову, коли все пішло шкереберть – хто попереджений, той убережений.

До того ж, через відсутність записів про сервіс, фото шильдів, фіксації стану обладнання виробники можуть відмовити у гарантійному ремонті. А повна заміна дорогоцінних вузлів збільшує вартість ремонту у 2-4 рази.

Регулярна інвентаризація – найефективніша процедура, яка дозволяє продовжити експлуатаційний строк обладнання, вчасно виявивши зношення та зберігши за собою право на гарантійний ремонт. Під час прийому обладнання на ремонт або обслуговування у гарантійний термін виробники вимагають правильної експлуатації, своєчасного звернення, відсутності стороннього втручання та механічних пошкоджень.

Під час інвентаризації у ресторані фіксуються стани та дати обслуговування – це дозволить вам довести, що обладнання використовувалося за призначенням та з дотриманням правил експлуатації, вказаних у інструкції до обладнання.

Регулярна перевірка дозволить виявити зношені ущільнювачі (на них не поширюється гарантія), забруднені фільтри, пошкоджені кабелі та проводи, початкові ознаки поломок.

Що ми рекомендуємо перевіряти у першу чергу?

У тепловому обладнанні: чи рівномірно здійснюється нагрів, яким є стан ТЕНів та термостатів, чи працює конвекція та реверс двигуна (для пароконвектоматів і конвекційних пічок з таким функціоналом), чи цілісні ущільнювачі і скло.

У холодильному обладнанні: якою є фактична температура у камері, чи щільно закриваються дверцята, який стан компресора і ступінь замерзання випарника.

У електромеханічному обладнанні: чи цілі ножі, диски, редуктори, чи наявний сторонній шум та вібрація, чи достатній рівень мастила.

У посудомийних машинах: чи здійснюється нагрів води, чи справно працюють насоси та дозатори миючих засобів і ополіскувачів.

Загалом: чи не пошкоджені вилки, кабелі, розетки, чи справні автомати, чи немає ніде оголених дротів.

Порада від сервісного центру: обов’язково фотографуйте шильдик, це полегшить пошук запчастин, дозволить провести коректну консультацію з боку техпідтримки, дозволить звернутися за гарантією протягом строку дії гарантійних зобов’язань – детальніше про зобов’язання на прикладі брендів Hurakan та Apach дивіться за посиланнями.

З нашого досвіду, найкраще створити простий файл чи google-таблицю з наступними полями: назва обладнання, модель, серійний номер, локація, технічний стан, дата інвентаризації, фото, шильдик, примітки. Це той мінімум, який дозволить створити і підтримувати актуальну базу обладнання на кухні.

Коли звертатися до сервісу

Якщо бачите, що температура обладнання нестабільна, присутній сильний шум чи зайва вібрація, з’явився запах гарі та сліди перегріву, конденста там, де його немає бути, будь-які електричні несправності.

Чим раніше ви звернетеся, тим краще!

Регулярна інвентаризація не має бути просто формальністю. Вона дозволить продовжити ресурс обладнання, мінімізувати майбутні поломки, зберегти гарантію (якщо це підпадає під гарантійні випадки), зменшити витрати на ремонт (якщо це не підпадає під гарантійні випадки), забезпечити стабільну роботу кухні.

Інвентаризація допоможе визначити фактичну наявність обладнання, перевірити технічний стан та потребу в ремонті, звірити з бухгалтерським / складським обліком, оновити список обладнання, яке потрібно докупити, перевірити відповідність нормам санітарії та безпеки.

Для цього треба підготувати: попередній список обладнання, акти введення в експлуатацію, серійні номери, технічні паспорти, схеми розміщення, журнали техобслуговування.

На об’єкті має бути відповідальний за проведення інвентаризації.

Базовий перелік, що взяти з собою в похід на інвентаризацію: планшет, телефон, щоб робити замітки і фото, маркери, наліпки, інвентарні номери, рулетки, бланки інвентаризації (можна в google-таблиці).

Необхідно здійснити обхід приміщення за зонами: гарячий, холодний, мийний, складський цехи, бар, зона підготовки, зона видачі тощо. У кожній зоні фіксується все обладнання.

Окрім даних, що вказували вище (назва обладнання, модель, серійний номер, локація, технічний стан (робочий, потребує дрібного ремонту, потребує капремонту, неробочий), дата інвентаризації, фото, шильдик, примітки), можна також вказати тип або категорію обладнання, статус (на місці, переміщене, відсутнє, списане, в ремонті), та ознаки зношення (відсутні решітки, підтікання, поява іржі, стерті ущільнювачі тощо), наявність документації (паспорт, гарантія, інструкція).

Також необхідно проводити фотофіксацію (загальне фото обладнання, фото шильда, щоб було видно серійний номер, модель і рік виробництва), фото пошкоджень (якщо вони є).

Якщо ви не зробили цього раніше, зараз час – обладнанню на вашій кухні треба привласнити інвентарний номер (це може бути наклейка з номером, і цей же номер продубльований у файлі інвентаризації).

Завжди:

• Фотографуйте шильдик: якщо немає шильдика, то неможливо ідентифікувати модель і рік випуску.
• Тестуйте обладнання: інвентаризація має показати, працює чи ні обладнання, а не тільки порахувати його кількість.
• Фіксуйте дрібні поломки навіть, якщо це щось незначне, що, як вам здається, не впливає на роботу обладнання.
• Оновлюйте карту розміщення обладнання.

Після інвентаризації сформуйте звіт про розбіжності: недостача, переміщення, невідповідність. Проводьте відомість поломок з пріоритетом ремонту, бюджетуванням або доцільністю списання. Сформуйте план оновлення обладнання: що критично потрібно замінити, що замінити наступним роком або що можна модернізувати.

Інвентаризація – не зайва бюрократія по-італійськи, раз в рік чи для галочки. Це дієвий і дійсний спосіб і план збереження обладнання, який дозволить уникнути шалено дорогого ремонту і не допустити кухонного шатдауну.

Перевіряйте обладнання регулярно, фіксуйте дрібні нюанси, робіть (ще раз наголошуємо) фото шильдиків, оновлюйте базу вчасно – і ваша кухня працюватиме стабільно і передбачувано.

Якщо ви помітили якісь підозрілі зміни – зверніться одразу в сервісний центр, не чекаючи, поки дрібна несправність перетвориться на глобальну проблему. Більше про наш сервіс та куди звертатися на сторінці https://np.com.ua/services/